生成AIへ「いい感じにまとめて」と依頼しても、欲しかった形とは違う文章が返ってくることがあります。長い依頼文にするより、何に使うか、何をもとにするか、どこまで任せるかを分けて伝えてみましょう。
この記事では、会社や店舗の文章整理など、小さな仕事でAIを使い始めるときの依頼方法を紹介します。特定のサービスの機能や、導入効果を保証するものではありません。
1. 最初に、成果物を使う場面を決める
同じ会社紹介でも、ホームページの本文と、商談前に送る短い自己紹介では必要な情報量が異なります。「何について書くか」に加えて、誰が、どこで読むかを依頼に含めます。
たとえば「初めて会社を知る人向けに、公開サイトへ載せる紹介文を作る」と決めれば、社内でしか通じない略語を減らし、提供している仕事を説明する方向が見えてきます。目的を一つに絞ると、出力を確かめる基準も作れます。
2. 事実の資料と、文章の希望を分けて渡す
会社名、サービスの対応範囲、正式に決まった条件などは、事実の材料として整理します。一方、「やわらかい口調」「箇条書きにする」などは、表現の希望として別に書きます。
- 目的：誰が何を理解するための文章か。
- 材料：使用してよい公開情報や、確認済みの説明。
- 形式：見出し、文章量、箇条書きなどの希望。
- 範囲：作成する部分と、人が判断する部分。
利用するサービスや会社のルールを確かめ、入力してよい情報だけを使います。顧客情報や未公開の資料を、便利そうだからという理由だけでそのまま渡さないようにします。
3. 分からないことを、補わずに残すよう伝える
資料に料金や対応地域がない場合、文章を自然にするために補われると、実際の案内と食い違います。「資料にない事実は追加せず、確認事項として一覧にする」と依頼しておきましょう。
依頼文の記入例は次のようにまとめられます。
公開済みのサービス説明をもとに、初めて読む人向けの紹介文を作ってください。見出しと本文に分け、資料にない料金・成果・提供条件は追加しないでください。不足する情報は末尾の確認事項へまとめてください。
これは依頼の構成例です。実際には、使う資料や確認する担当に合わせて書き換えてください。
4. 出力は、読みやすさと事実を分けて確認する
文章が自然でも、内容が正しいとは限りません。会社名や商品名、日付、数値、提供条件、リンクなどは、元の資料と照合します。出典らしい記載がある場合も、実際に参照先を開いて確かめます。
デジタル庁の生成AIに関する解説でも、事実と異なる内容や根拠のない見解が出力される場合があるとして、利用者による最終確認を案内しています。参照：デジタル庁の解説「利用にあたっての注意事項」
文章の構成を直す作業と、業務として使ってよいかを判断する作業を分けると、誰が何を確認するかが明確になります。
5. 一件の結果を残してから、繰り返す仕事へ広げる
最初から多くの業務へ広げるより、一つの依頼で、準備した資料、出力、修正点、最終版を残します。うまくいかなかった箇所が、依頼の不足か、資料の不足か、AIへ任せにくい判断なのかを整理してください。
繰り返す場合は、毎回変わる材料と、共通して使える手順を分けます。公開や送信、実データの更新を伴う作業は、どこで確認して実行するかを先に決め、下書きができた状態と実行済みの状態を区別します。
AIを含む業務の流れやシステムとのつなぎ方を考える際は、業務整理・システム開発の支援内容と、仕事の引き継ぎを整理する手順もご覧ください。
