業務システムの相談は、機能一覧や仕様書がなくても始められます。「どんな画面を作るか」の前に、今の仕事で誰が何を受け取り、次の担当へ何を渡しているかを書き出してみましょう。
1. ひとつの仕事を、始まりから終わりまでたどる
会社全体を一度に整理しようとせず、困っている仕事をひとつ選びます。例えば「依頼を受けてから、担当者が完了を確認するまで」のように、始まりと終わりを決めます。
次の並びは業務を書き出すための例で、特定の顧客の実例ではありません。
- 依頼を受け取る：どの窓口に、どんな情報が届くか。
- 内容を確認する：不足を確認する人と、確認の方法。
- 担当へ渡す：どこへ記録し、誰へ知らせるか。
- 作業を進める：必要な資料と、途中の状態の記録。
- 完了を確認する：誰が何をもって完了と判断するか。
実際の業務では、差し戻しや例外の対応もあります。うまく進んだときの流れと、止まったときの流れを分けて記録すると、必要な仕組みを話しやすくなります。
2. 転記・確認・待ち時間の場所に印をつける
仕事の流れが書けたら、同じ情報の再入力、複数の資料の見比べ、返答待ち、更新漏れが起きる場所に印をつけます。「使いにくい」だけでなく、どの作業で何を探しているかを具体的にします。
- 同じ顧客名や案件情報を、別の表へ写している。
- 担当者だけが持つ情報を、その都度聞いている。
- 最新の状態がどのファイルか分からなくなる。
- 例外対応の理由や判断が、後から確認できない。
扱う情報の例を共有する場合は、説明に不要な顧客情報などを除き、どんな項目と関係があるか分かる形にします。
3. 機能を「最初に必要」「後で検討」「条件を確認」に分ける
最初からすべての要望を同じ優先度にすると、作る範囲が決まりません。次の3つに分け、理由を一言添えます。
- 最初に必要：これがないと対象の仕事が進まないもの。
- 後で検討：最初の運用を見てから判断できるもの。
- 条件を確認：外部連携やデータ移行など、調査してから決めるもの。
「通知が欲しい」という要望も、誰へ、どの状態で、何を伝え、どんな行動につなげたいかまで整理すると、仕組みを検討しやすくなります。既存サービスで対応する方法と、個別に開発する方法の両方を考える材料になります。
4. 使う人と、運用する人を確認する
利用する人数だけでなく、誰がどの情報を見て、変更し、確認するかを共有します。導入後に問い合わせを受ける担当、設定を管理する担当、運用を見直すタイミングも必要です。
連携するサービス、移すデータ、管理方法などは、既存環境との条件を個別に確認します。この記事の項目は整理のためのもので、特定の連携や機能の実現を保証するものではありません。
相談に持っていきたいもの
仕事の流れを描いたメモ、現在の帳票やツール、困っている箇所、優先したい内容をそろえます。整理の途中でも構いません。HALOWなど既存サービスの活用と、個別開発のどちらが合うかも含めて相談できます。
