AIに任せる仕事と、人が確認することを整理。業務の棚卸し、依頼文、事実確認、繰り返す仕事への展開を、既存記事と一緒に案内します。
このガイドでは、最初に決めることから、既存記事を読む順番と相談前の確認項目までをまとめています。
1. 最初に、仕事の流れを見えるようにする
AIを使う前に、今の仕事を、情報を受け取る、整理する、文章や資料を作る、確認する、相手に渡す、といった工程へ分けます。どこで時間がかかり、どこに判断が必要かを考えると、任せる候補が具体的になります。
まず業務の流れと優先順位の整理から始めてください。資料がそろっていない、担当者しか分からない、承認する人が決まっていない、といった状態も、ツールを選ぶ前の確認事項です。
2. 依頼文は、目的・材料・形式・範囲で考える
AIへ渡す情報は、利用するサービスと社内の取り扱いルールを確認し、入力してよい範囲を決めます。使用する資料と、文章の口調や長さの希望を分け、不足している事実を補わないように指定します。
生成AIへ仕事を頼むときの依頼文と確認手順では、目的、使ってよい材料、出力形式、人が判断する範囲を整理しています。最初は公開済みの説明文の整理など、結果を元の資料と照合しやすい仕事を選ぶ方法があります。
3. 自然な文章かどうかと、事実が合っているかを分ける
出力された文章は、会社名、日付、数値、条件、リンクなどを元の情報と照合します。デジタル庁の解説でも、生成AIの出力には事実と異なる内容などが含まれる場合があると案内されています。参照：デジタル庁の生成AI解説
発信用の文章を作る場合は、AIでSNSの投稿文を作るときの事実確認を参照してください。原稿ができた状態と、内容確認や実際の公開が終わった状態を分けて扱います。
4. 一件の結果を確かめてから、繰り返す仕事へ広げる
最初から多くの仕事を自動化せず、一件の入力、出力、確認結果を残します。元の資料にない内容が加わったか、手直しが必要だったか、担当者が続きを判断できたかを見て、依頼の方法を調整します。
繰り返す仕事では、自動化の前に行う引き継ぎの整理が役立ちます。例外への対応や担当の判断が必要な場所を残し、何をもって完了とするかをそろえてから、仕組みにする範囲を検討します。
5. 相談するときに用意したい情報
- 今の仕事の手順と、時間や手間がかかっている箇所。
- 入力する情報の種類と、取り扱い上の条件。
- 出力してほしい形と、元の情報を確認する担当者。
- 例外が起きる場面と、人の判断が必要な範囲。
- まず一件で確認したいことと、利用する環境。
合同会社Chatの業務整理・システム開発では、仕事の流れと必要な機能から、仕組みを検討する進め方を紹介しています。この記事は特定のAI製品の提供機能や、導入効果を保証するものではありません。
